Chief Administrative Officer

Flatfy Group — міжнародна продуктова група компаній. Створюємо PropTech-платформи, які допомагають людям комфортно обирати житло онлайн в Україні та в країнах Європи й Азії. Робимо інновації у сфері нерухомості з 2008 року. Flatfy Group обʼєднує бренди: ЛУН, bird, Rieltor.ua, Korter.

Ми працюємо як група продуктів і команд, у яких різні ритми, потреби й управлінські контексти. Щоб така система стабільно рухалася вперед, потрібна сильна адміністративна основа.

Саме тому зараз ми шукаємо Chief Administrative Officer — людину, яка допоможе структурувати наш General & Administrative напрям: офісні процеси та інфраструктуру, workplace / онлайн-офіс, а також операційну бухгалтерію й адміністративні процеси на перетині з фінансовою командою. 

Фокус цієї ролі — не продуктове чи комерційне управління, а розвиток адміністративної системи, яка забезпечує стабільну роботу Flatfy Group на рівні різних продуктів, команд і бізнес-контекстів.

Нам важливо, щоб адміністративна функція працювала як зрозуміла внутрішня система: із прозорими процесами, чіткою відповідальністю, прогнозованим виконанням задач і якісним сервісом для команд. Тож перші місяці в цій ролі будуть про занурення в нашу поточну адміністративну модель у тісній взаємодії з ко-фаундерами. Потрібно буде оцінити, які частини системи вже працюють стабільно; де є вузькі місця; і сформувати пріоритети для подальшого розвитку адміністративної функції.

Що буде твоєю зоною відповідальності

Будувати зрілу й передбачувану адміністративну систему

Це роль для людини, якій важливо не придумати, як має працювати система, а й зробити так, щоб вона справді працювала. У фокусі буде:

• виявлення процесів, які потребують спрощення, автоматизації або чіткіших правил;

• побудова зрозумілих зон відповідальності між адміністративними напрямами;

• узгодження пріоритетів між адміністративними напрямами та командами, які користуються їхніми сервісами;

• організація потоку задач, які надходять із різних частин компанії й підтримка стабільного темпу їх виконання.

Керувати офісними процесами та інфраструктурою

Ти відповідатимеш за те, щоб фізичний офіс залишався зручним і надійним середовищем для щоденної роботи команд, а офісні процеси були зрозуміло організовані. Це включає:

• управління офісною функцією: пріоритизацію запитів, розподіл зон відповідальності в команді та узгодження стандартів внутрішнього сервісу;

• координацію офісної інфраструктури та робочого простору: робочих місць, обладнання, зон спільного користування і питань, які потребують регулярної присутності в офісі;

• взаємодію з постачальниками, підрядниками й партнерами в межах адміністративних потреб компанії;

• участь у плануванні та контролі офісних бюджетів, закупівель, договорів, строків і якості виконання.

Координувати напрям Workplace / онлайн-офіс

У workplace-напрямі ти відповідатимеш за процеси, які допомагають командам стабільно працювати з корпоративними сервісами, технікою, доступами та інструментами для спільної роботи. Основні задачі:

• вибудовувати взаємодію між системним адміністратором, командами та лідами напрямів;

• визначати пріоритети workplace-запитів і домовлятися про очікування щодо строків, якості та формату підтримки;

• впорядковувати процеси, повʼязані з технікою, доступами, корпоративними сервісами та інструментами для спільної роботи;

• організовувати закупівлі, оплати, договори та взаємодію з підрядниками в межах workplace-напряму.

Організовувати операційну бухгалтерію та фінансово-адміністративні процеси

У цьому напрямі ти відповідатимеш за операційну частину фінансово-адміністративних процесів. Ти працюватимеш у тісній звʼязці з CFO та фінансовою командою, щоб ці процеси були зрозуміло організовані, виконувалися вчасно й відповідали фінансовим вимогам компанії. У фокусі буде:

• організація роботи операційної бухгалтерії;

• впорядкування процесів документообігу, оплат, договорів, первинної документації та адміністративних бюджетів;

• розподіл відповідальності, пріоритетів і таймлайнів для регулярних задач;

• взаємодія з CFO та фінансовою командою там, де перетинаються фінансові й адміністративні процеси.

Ми очікуємо, що ти

• маєш досвід управління G&A / адміністративною функцією на рівні компанії або групи команд, де в зоні відповідальності було кілька напрямів одночасно;

• керував_ла офісною функцією: фізичним офісом, офісною командою, інфраструктурою, закупівлями та взаємодією з підрядниками;

• координував_ла workplace / онлайн-офіс: техніку, доступи, корпоративні сервіси, внутрішні запити та роботу системного адміністратора;

• маєш досвід в операційній бухгалтерії або фінансово-адміністративних процесах: документообігу, оплатах, договорах, первинній документації та адміністративних бюджетах;

• вмієш впорядковувати процеси, розподіляти відповідальність і будувати зрозумілу взаємодію між різними внутрішніми функціями;

• вмієш домовлятися з командами, лідами напрямів, підрядниками та постачальниками;

• маєш високий рівень самоорганізації, уважність до деталей і здатність тримати стабільний темп у великій кількості паралельних операційних задач;

• проживаєш у Києві й можеш приїздити в наш офіс на ВДНГ 3-4 рази на тиждень (p.s. для цієї ролі присутність в офісі важлива, бо значна частина взаємодії з офісною командою, системним адміністратором і бухгалтерією відбувається саме в офісному контексті)

Декілька слів про внутрішню культуру компанії

У Flatfy Group ми цінуємо людяність, прозорість і технологічний підхід до роботи. Для нас культура — це не набір формулювань, а те, як ми щодня ухвалюємо рішення, взаємодіємо, даємо фідбек і підтримуємо одне одного.

Ми говоримо прямо, але по-доброму: поважаємо контекст, час і стан людей, не ховаємо складні питання під килим і віримо, що зрозуміла комунікація допомагає рухатися швидше. Нам важливо, щоб кожен у своїй ролі мав достатньо автономії, але водночас бачив, як його рішення впливають на інші команди й процеси.

Ми не будуємо процеси заради процесів. Там, де правила, домовленості чи автоматизація допомагають прибрати зайву рутину, зробити роботу прозорішою й зменшити хаос, — ми готові їх впроваджувати. 

Кожному тім-мейту доступні

• оплачувана відпустка — 22 робочі дні на рік;

• збереження вихідними усіх офіційних державних свят;

• оплачувані лікарняні, щоб повернутися до роботи повним сил;

• оплачуваний саббатікал після 6-ї річниці та кожні наступні три роки;

• необхідна техніка для роботи;

• корпоративна бібліотека;

• тімбілдінги з командою;

• 1:1 з People Partner.

Тож якщо тобі близький підхід, у якому адміністративна система працює як надійна опора для команд і бізнесу, — давай знайомитись :)